Тема 7. Первичное наблюдение в бухгалтерском учете.
Лекция 1. Документы, значение, классификация
Вопросы:
Документы, значение и классификация.
Вопрос 1. Документы, значение и классификация.
Наблюдение является важнейшим элементом метода бухгалтерского учета. Его цель - убедиться в том, что объекты бухгалтерского учета действительно изменились, и зафиксировать эти изменения по количеству, качеству, стоимости и т. д.
Известны два приема первичного наблюдения: документация и инвентаризация.
Документация - строго регламентированное отражение данных об изменениях в составе имущества и обязательств предприятия под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях стандартной формы.
С помощью документации работники бухгалтерии имеют возможность отслеживать и контролировать хозяйственные операции прямо, непосредственно, а также опосредованно с участием должностных лиц, за которыми, на основе договора, закреплена полная материальная ответственность по сохранности и целевому использованию того или иного вида имущества предприятия. Эти должностные лица называются материально ответственными.
Непосредственное документальное наблюдение осуществляется бухгалтером, когда он калькулирует себестоимость выпущенной предприятием продукции, рассчитывает прибыль, амортизацию основных средств, налоги и т. д. Опосредованное наблюдение бухгалтер ведет на основании документов, выписываемых материально ответственными лицами при совершении хозяйственных операций. Вся система первичного наблюдения работает по принципу: «Каждая хозяйственная операция оформляется документом, на основании которого делается вывод о том, что имущество или обязательства предприятия действительно изменились. Если документ отсутствует, значит изменений не произошло». Однако такой подход к организации учета на предприятии не " дает полной гарантии того, что операций действительно не было или, наоборот, они имели место. Речь идет не только о возможных ошибках в оформлении документов, но и о так называемом «недокументированном» изменении в имуществе предприятия (например, в результате хищений материальных ценностей; уменьшения их количества при хранении из-за физико-химических процессов: усушки, утруски и т. д). Поэтому, кроме документации используют другой прием бухгалтерского учета - инвентаризацию. Инвентаризация позволяет сопоставить и отрегулировать учетные данные об имуществе (обязательствах) в соответствии с их фактическим наличием.
Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующими документами.
Документ (дословно «образец», «доказательство») - это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось. Несмотря на развитие безбумажной технологии, обусловленной использованием персональных компьютеров, первичные документы не теряют своего значения и остаются основными носителями информации. Документирование хозяйственных операций является важным элементом метода бухгалтерского учета:
документы отражают динамику собственности;
на основании документов производятся записи в бухгалтерских регистрах;
при проведении налоговых проверок документы имеют значение письменных свидетельств, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций, либо определяющих право на их совершение;
документы служат средством проверки правильности и достоверности отражения совершаемых операций;
подписи должностных и материально-ответственных лиц обеспечивают доказательственную силу документов.
Каждый документ, в зависимости от своего назначения, заключает в себе конкретную информацию и исполняет определенные функции. Одни документы содержат большие объемы данных, другие – предоставляют пользователям редкие и даже уникальные сведения, третьи – используются исключительно для проверки уже существующей информации.
Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.
Документация – один из элементов метода бухгалтерского учета. Она является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.
Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией.
Сфера применения документов на предприятии велика. Они используются для управления финансово-хозяйственной деятельностью: распоряжения на совершение хозяйственных операций даются в форме документов (приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, командировочных удостоверений и т. д.). Для работников, исполняющих эти распоряжения (кассиров, кладовщиков и других материально ответственных лиц), документы служат основанием совершаемых ими операций. На основании документов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.
Предварительный контроль осуществляет управленческий персонал: технолог - при установлении лимитов отпуска материалов со склада в производство; экономист - при нормировании затрат труда, директор и главный бухгалтер - при подписании документа, содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйственной операции.
Текущий контроль осуществляется в момент совершения хозяйственной операции. Например, кладовщик при отпуске материалов в производство мастеру цеха на основании лимитно-заборной карты контролирует количество материалов, отпущенных мастеру, а мастер - количество материалов, отданных под его ответственность кладовщиком.
Последующий контроль осуществляется бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответственных лиц, а также должностными лицами в форме ревизий, аудиторских и прочих проверок.
На основании документов, в процессе анализа хозяйственной деятельности, может быть дана оценка и установлены причины того или иного состояния управляемой подсистемы (например, ритмичности выполнения производственной программы, контрактов на отгрузку продукции и т. д.).
Юридическое (правовое) значение документов проявляется в том, что они имеют доказательственную силу, подтверждая факт совершения хозяйственной операции или правильность записи в бухгалтерском учете. Например, товарно-транспортная накладная юридически подтверждает факт поступления материалов, оборудования или прочих ценностей на предприятие от поставщика; факт отгрузки готовой продукции покупателю и т. д.
Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.
Схематично это выглядит следующим образом (см. схему 23). Классификация документов имеет не только теоретическое, но и большое практическое значение, так как, зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.
По назначению документы делятся на: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику отпуска и т. д.). В них нет информации, подтверждающей факт совершения хозяйственной операции. Поэтому на основании таких документов записи в бухгалтерском учете не делаются. Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.
Оправдательные (или исполнительные) документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер и т. д.).
Документы бухгалтерского оформления составляются 6yxraлтером для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е. без распорядительных или оправдательных документов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет заработной платы работникам за время отпуска и т.д.), т.к. оправдывают факт совершения операции.
Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов, охарактеризованных выше. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.
Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет поставщика).
Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.).
По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.
С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требования, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счета; авансовый отчет и т. д.).
По способу использования и по охвату хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы применяют для регистрации одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.). Накопительные документы применяют для регистрации однородных операций, периодически повторяющихся в течение определенного периода: недели, декады, месяца. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает технику их обработки (лимитно-заборная карта).
По количеству отражаемых объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.
Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой. Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками (позициями).
По степени использования вычислительной техники для выписки документов они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.
По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т. д.
Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов, регламентируются Законом «О бухгалтерском учете и отчетности Республики Беларусь». Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведения, необходимые для исчерпывающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведения являются составными элементами документа и называются его реквизитами. К числу реквизитов, обязательных для каждого вида документов, относятся:
♦ название документа и его номер;
♦ дата и место составления;
♦измерители операции в натуральном и денежном выражении;
♦должности, фамилии, имя, отчество, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.
Введение
Для того чтобы эффективно управлять деятельностью предприятия, принимать правильные и своевременные решения по ходу и реализации хозяйственной деятельности, надо иметь достаточный объем информации, и в первую очередь учетной информации. Эта информация о фактическом состоянии и результатах хозяйственной деятельности в процессе хозяйственного учета, под которым понимается количественное отражение и качественная характеристика всех фактов хозяйственной деятельности.
Одной из основных стадий (звеньев) метода бухгалтерского учета является первая стадия - стадия регистрации, часто называемая наблюдением. На этой стадии начинается бухгалтерский учет происходящих изменений в стоимости объектов бухгалтерского учета под воздействием хозяйственных процессов путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объекта учета. Для этого в бухгалтерском учете применяют два особых приема - документация и инвентаризация. Строгая и полная документальность - необходимое условие ведения бухгалтерского учета.
Первичное наблюдение в учете
Под наблюдением понимают один из способов познания объективной действительности, основанный на непосредственном восприятии или инструментальном измерении вещей и явлений. Для отражения в учете каких-либо объектов их необходимо, прежде всего, наблюдать, то есть иметь о них первичное представление.
Первичное наблюдение о бухгалтерском учете организуется с целью последующей обработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения описывают факты хозяйственной деятельности, фиксируют данные о них на материальном носителе информации, сохраняют и передают эти данные для дальнейшей обработки в системе учета. Хозяйственные факты могут быть описаны с применением специальных показателей, измерителей и кодов.
Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета. Однако не все хозяйственные операции и экономические явления могут быть описаныпри помощи известных нам показателей, многие из них не поддаются дальнейшей обработке в системе бухгалтерского учета. Поэтому не следует фиксировать в материальных носителях ту информацию, которая не будет обрабатываться в дальнейшем.
Полнота, объем, содержания и порядок первичного наблюдения зависит от целей и задач учета, системы обработки и обобщения данных, от требуемых характеристик получаемой информации.
Первичное бухгалтерское наблюдение направлено на описание и регистрацию данных о фактах хозяйственной деятельности, разновидностью которых являются хозяйственные операции. Однако хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Они не отражают всего многообразия явлений и фактов хозяйственной деятельности. Поэтому такие факты, как недостачи материальных ценностей, потери от стихийных бедствия и другие не могут быть отнесены к хозяйственным операциям. В бухгалтерском учете отражаются лишь совершившиеся события и факты хозяйственной деятельности. Первичной единицей бухгалтерского наблюдения являются такие хозяйственные операции, которые приводят к изменению активов и пассивов предприятия, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.
Каждая хозяйственная операция характеризуется признаками и показателями.
К признакам хозяйственных операций относят:
время и место совершения хозяйственной операции;
вещественные элементы, вовлеченные в хозяйственную операцию - материальные ресурсы, денежные средства;
затраты, расходы, цены, нормы, расценки, использованные при их оформлении.
Показатели отражают количественную характеристику хозяйственных операций в натуральных, трудовом и денежном измерителях.
Информационные сообщения поступают в виде первичных и сводных бухгалтерских документов.
Наиболее распространенным способом первичного отражения данных бухгалтерского наблюдения являются бухгалтерские документы.
Документ является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и оправдательное значение в различных спорах или при проведении ревизии.
Кроме того, первичные документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью методов и приемов бухгалтерского учета обобщается и используется для составления бухгалтерской отчетности.
документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания;
должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
в документе должны быть заполнены все реквизиты;
должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.
Внесение поправок, не подтвержденных всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются.
Предмет бухгалтерского учета
Предметом бухгалтерского учета является финансовохозяйственная деятельность организации. В общем случае предмет совпадает с объектами управления.
С целью изучения процесса функционирования организации под воздействием управленческих решений, объект управления необходимо разделить на относительно обособленные части для подробного их изучения.
К объектам бухгалтерского учета относят:
имущество организации (активы);
источники образования имущества (собственный капитал и пассивы (обязательства);
хозяйственные процессы и составляющие их факты хозяйственной деятельности;
доходы, расходы организации и финансовый результат.
Активы – это хозяйственные средства, принадлежащие организации на праве собственности, которые должны ей в будущем принести экономические выгоды.
Собственный капитал организации – это остаток активов после вычета обязательств.
Пассивами признаются существующие на определенную дату обязательства организации, исполнение которых приводит к оттоку ресурсов.
Доходами признается увеличение экономических выгод в течение отчетного периода или уменьшение кредиторской задолженности, которые приводят к увеличению капитала отличного от вкладов собственников.
Расходами признается уменьшение экономических выгод в течение отчетного периода или увеличение обязательств, которые приведут к уменьшению капитала.
Финансовый результат – прибыль (превышение доходов над расходами), убыток (превышение расходов над доходами).
Классификация имущества организации по составу и размещению
Имущество по составу подразделяют на внеоборотные и обротные активы
Внеоборотные активы включают в себя нематериальные активы, основные средства, незавершенное строительство, доходные вложения в материальные ценности, долгосрочные финансовые вложения и прочие внеоборотные активы.
Нематериальный актив – неденежный актив без физического содержания. Он используется в производстве или предоставлении услуг, товаров, для сдачи в аренду другим сторонам и т.п. Это права на «ноу-хау», права, возникающие из договоров, патентов и т.п. Такой актив подконтролен и можно оценить его стоимость;
Основные cpeдства – часть имущества сроком службы свыше 12 месяцев, посте пенно переносящие свою стоимость на изготавливаемый продукт в сумме амортизационных отчислений, и не изменяющие свою физическую форму. Сюда относят: здания, сооружения, рабочие и силовые машины, транспортные средства, хозяйственный инвентарь, многолетние исследования и т.п.
Незавершенное строительство включает затраты на приобретение зданий, инвентаря, оборудования, на строительно-монтажные работы и т.п.
К доходным вложениям в материальные активы относят доходные вложения в материальные ценности, предоставляемые за плату во временное пользование, и владение.
К долгосрочным финансовым вложениям относят инвестиции в дочерние и зависимые общества, в уставные капиталы других организаций, в ГЦБ и т.п.
Внеоборотные активы отражаются в разделе I актива баланса.
Оборотные активы включают материально-производственные запасы, средства в расчетах, краткосрочные финансовые вложения и денежные средства.
Материально-производственные запасы необходимы для производства продукции, продажи или перепродажи и другого использования.
Средства в расчетах включают в себя различные виды дебиторской задолженности. Это долги других организаций или лиц данной организации. Они подразделяются на два вида:
платежи по которым ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты и в течение 12 месяцев после отчетной даты.
К краткосрочным финансовым вложениями относятся фактические затраты организации по выкупу собственных акций у акционеров, инвестиции организации в ценные бумаги других организаций, ГЦБ и т.п.
Денежные средства с кладываются из наличных денежных средств (касса), средств на расчетном счете, валютном счете, прочих счетах в банках.
Оборотные средства отражаются в разделе II баланса.
Классификация обязательств организации (источники образования имущества)
Источники образования имущества подразделяются на собственные (собственный капитал) и заемные (заемный капитал).
Собственный капитал включает уставный (складочный) капитал, добавочный капитал, резервный капитал, нераспределенную прибыль, целевые поступления и финансирование.
Уставный капитал формируется в соответствии с учредительными документами организации. Его увеличение или уменьшение отражается в учете и отчетности после внесения соответствующих изменений в учредительные документы.
В добавочный капитал относят эмиссионный доход акционерного общества, суммы от дооценки в соответствии с установленным порядком внеоборотных активов организации, часть нераспределенной прибыли.
Резервный капитал – это сумма остатков резервного и других фондов, создаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации или в соответствии с учредительными документами.
Целевое финансирование и поступления включают вступительные, членские и добровольные взносы и иные источники некоммерческих организаций.
Нераспределенная прибыль представляет собой прибыль, остающуюся в распоряжении организации по результатам работы и принятых решений по ее использованию.
Собственный капитал отражается в разделе III баланса.
Заемный капитал формируется за счет обязательств организации перед другими организациями, физическими лицами, своими работниками и включает займы, кредиты и кредиторскую задолженность.
Обязательства организации подразделяются на краткосрочные и долгосрочные. Первые показываются в V разделе пассива, вторые – в IV разделе пассива баланса.
Кредиторская задолженность – это задолженность данной организации перед другими организациями и физическими лицами по заработной плате. Это задолженность поставщикам, бюджету, внебюджетным фондам, работникам своей организации по оплате труда и т.п.
Объекты бухгалтерского учета – это виды имущества, предназначенные для его деятельности, обязательства организации, хозяйственные операции, вызывающие изменение состава имущества и обязательств.
По составу и характеру использования имущество организации подразделяют на три группы:
1. Внеоборотные активы по составу подразделяются следующим образом:
1) основные средства, которые включают ту часть имущества, к которой относятся здания, машины, сооружения, оборудование, транспортные средства, инвентарь.
Основные средства в хозяйственном обороте подразделяются на:
а) производственные основные фонды – производственные здания, машины, сооружения, транспорт, т. е. такие фонды, которые участвуют в процессе производства;
б) непроизводственные основные фонды – основные средства, активно влияющие на процесс производства, но не принимающие прямого участия в производстве продукции.
Основные средства при использовании делятся на несколько степеней:
а) действующие;
б) запасные и резервные;
в) бездействующие;
г) находящиеся в стадии реконструкции, дооборудования, частичной ликвидации.
Основные средства в зависимости от вещественных прав на объект подразделяются на:
а) принадлежащие организации на правах собственника (в том числе сданные в аренду);
б) находящиеся у организации в хозяйственном ведении;
в) полученные в аренду;
2) нематериальные активы – это долгосрочные вложения, не являющиеся вещественными ценностями, но имеющие стоимостную оценку и приносящие доход;
3) капитальные вложения – это вложения, которые связанны:
а). со строительством объектов основных средств;
б). с приобретением отдельных объектов основных средств;
в). с приобретением объектов природопользования;
г). с приобретением нематериальных активов;
4) долгосрочные финансовые вложения – это затраты на создание или увеличение размеров, приобретение внеоборотных активов длительного пользования, не предназначенных для продажи.
2. Оборотные активы – это краткосрочные финансовые вложения. Краткосрочные финансовые вложения – это вложения, которые производят на срок до 1 года. Краткосрочные финансовые вложения производят в ценные бумаги и долговые обязательства с целью получения предприятием дополнительного дохода как на территории РФ, так и за рубежом.
К оборотным активам относятся:
1) материальные оборотные средства, в состав которых входят:
а). сырье;
б). основные и вспомогательные материалы;
в). топливо;
г). полуфабрикаты;
д). незавершенное производство;
е). животные на выращивании и откорме;
ж). расходы будущих периодов, готовая продукция;
2) средства в расчетах – долги других предприятий или лиц данному предприятию.
Предприятия или лица, имеющие задолженность данному предприятию, называются дебиторами, а средства, подлежащие возврату, дебиторской задолженностью.
К средствам в расчетах относятся расчеты с работниками предприятия по денежным суммам, выданным им под отчет на хозяйственные нужды.
3. Отвлеченные средства – это средства, изъятые из оборота и не участвующие в нем. Это начисленные налоги и прочие платежи от прибыли в бюджет или прибыль, использованная на образование фондов накопления, потребления, фонда социальной сферы.
Метод бухгалтерского учета.
Метод бухгалтерского учета – совокупность способов и приемов, с помощью которых познается предмет (объекты) бухгалтерского учета. Метод бухгалтерского учета зависит от предмета учета, т. е. отражаемых и контролируемых объектов, а также поставленных перед учетом задач и предъявляемых к нему требований. Метод бухгалтерского учета включает в себя способы и приемы, которые принято называть элементами метода бухгалтерского учета: документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная запись, баланс и отчетность.
Документация – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение.
Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имущества организации данным учета.
Оценка - способ, с помощью которого активы хозяйствующего субъекта получают денежное выражение.
Калькуляция - метод исчисления себестоимости объектов бухгалтерского учета.
Система счетов обеспечивает экономическую группировку объектов бухгалтерского учета и получение необходимой информации с целью текущего наблюдения за хозяйственной деятельностью организации.
Отражение хозяйственных операций в системе счетов осуществляется при помощи двойной записи , сущность которой заключается во взаимосвязанном отражении различных явлений, вызываемых хозяйственными операциями.
С помощью баланса осуществляется контроль за всей совокупностью объектов в бухгалтерском учете путем сопоставления активов предприятия с источниками их образования.
8. Элементы метода бухгалтерского учета.
Метод бухгалтерского учета - совокупность способов и приемов, с помощью которых хозяйственная деятельность предприятия отражается в учете.
Элементы метода бухгалтерского учета:
1 Бухгалтерские баланс представляет собой систему показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность предприятия, состояние его средств и источников на определенную дату в единой денежной оценке.
Баланс – это способ их обобщения и группировки. Он является основной отчетной формой, которая характеризует размер имущества и финансовое состояние предприятия.
Информация в балансе сгруппирована по разделам, которые, в свою очередь, состоят из статей. Дебетовые остатки счетов находят отражение в левой части (активе) баланса, кредитовые – в правой части (пассиве) баланса. Сумма всех статей актива баланса (информация о хозяйственных средствах) находится в соответствии с суммой всех статей пассива баланса (информация об источниках хозяйственных средств).
Данные баланса используются для контроля за наличием и структурой хозяйственных средств и их источников, анализа финансового состояния предприятия, его платежеспособности, размещения средств, степени изношенности основных средств
2 Бухгалтерские счета , счета бухгалтерского учета предназначены для группировки текущего учета однородных хозяйственных операций, являются способом вторичной регистрации средств и операций с ними. Для наблюдения и контроля за множеством совершаемых операций объекты учета необходимо группировать по экономически однородным признакам. Такую систематизацию осуществляют с помощью счетов бухгалтерского учета. На счетах операции фиксируются в денежном измерителе, а при необходимости используются натуральные и трудовые измерители
3 Двойная запись - способ регистрации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, она обеспечивает возможность контроля за правильностью отражения операций.
Хозяйственные операции отражаются на счетах с помощью двойной записи, показывающей взаимную связь объектов учета. Благодаря двойной записи каждая операция отражается в одной сумме не менее чем на двух счетах: по дебету одного счета и по кредиту другого. Двойная запись позволяет понять внутреннюю связь явлений, экономический смысл, содержание каждой операции. Двойное отражение хозяйственных операций на счетах является необходимостью, обусловленной переходом средств и их источников из одного состояния в другое, а также сменой форм стоимости в процессе кругооборота средств.
Взаимосвязь счетов бухгалтерского учета называется корреспонденцией счетов, а счета – корреспондирующимися .
4 Оценка необходима для получения обобщающих показателей о различных средствах, их источниках, операциях с ними. Осуществляется оценка в денежном выражении. Оценка хозяйственных средств базируется на их фактической себестоимости, чем и достигается реальность оценки.
Основные принципы оценки устанавливаются Правительством РФ (например, основные средства и нематериальные активы оцениваются по первоначальной стоимости с включением в нее расходов по доставке, установке и др.; готовая продукция – по производственной или нормативной себестоимости; материалы – себестоимости с включением транспортно – заготовительных расходов; товары – по оптовым или розничным ценам)
5 Калькуляция необходима для осуществления контроля и установления цен. Посредством такого способа группировки затрат определяют себестоимость приобретенных материальных ценностей, изготовленной продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Для определения себестоимости единицы все произведенные затраты по данному виду продукции делят на количество единиц выпущенной реализуемой продукции.
6 Документация - используется для организации сплошного и непрерывного учёта оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними.
При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности. Сразу по совершении операции для ее отражения в бухгалтерском учете должен быть составлен первичный документ, в котором даются описание совершенных операций и их точное количественное выражение и денежная оценка
7 Инвентаризация , как элемент метода бухгалтерского учета через проверку позволяет определить фактическое наличие материальных, ценностей, основных и денежных средств. Инвентаризация проводится путем описания, подсчета, взаимной сверки, взвешивания, оценки выявленных средств и сравнения данных бухгалтерского учета с полученными данными. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности, допущенные потери, хищения, недостачи. При инвентаризации контролируется сохранность собственности предприятия, проверяется полнота и достоверность данных бухгалтерского учета, соответствие их фактическому наличию имущества и обязательств.
8 Бухгалтерскиая отчетность представляет собой систему обобщающих технико-экономических показателей. Предназначена освящать деятельность предприятия, кроме баланса, включает в свой состав ряд таблиц и сведений о движении средств, фондов, о структуре доходов, себестоимости, налогах и платежах. Входящие в ее состав показатели должны в большей степени удовлетворять требованиям обеспечения информацией для осуществления управления, анализа и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и создания базы для последующего планирования его деятельности
9. Документы и их классификация.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
Важным элементом метода бухгалтерского учета, как и других видов хозяйственного учета, является наблюдение. Основная цель наблюдения - убедиться в том, что объект учет» или изменения в его составе, объеме, качестве и другие тому подобные изменения действительно имели место. Наблюдение и бухгалтерском учете ведется за всеми объектами, которые составляют его предмет - основными средствами, материалами, имуществом в процессе производства, денежными средствами, источниками собственного имущества, задолженностью и т.д.
По общепринятым правилам любого вида учета наблюдение должны вести лица, которым поручено ведение учета. Но и бухгалтерском учете достигнуть этого невозможно в силу мно гочисленности объектов наблюдения, их разбросанности в пространстве, т.е. по территории организации, множественности и одновременности осуществления различных хозяйственных операций, присутствовать при которых бухгалтер физически не в состоянии. В связи с этим в бухгалтерском учете для наблюдения применяют два специфических способа, или приема, документация и инвентаризация.
Использование указанных способов позволяет ограничит:, непосредственное участие бухгалтера в наблюдении и одновременно обеспечить достоверность происходящих событий, one раций и других явлений, подлежащих учету. Бухгалтер основное рабочее время находится в помещении бухгалтерии, а требующуюся для бухгалтерского учета информацию о наличии объектов учета и их изменениях под влиянием хозяйственных операций получает из документов, которые поступают в бухгалтерию организации от доверенных лиц из всех мест, где находятся объекты учета, по мере совершения хозяйственных операций.
За рядом объектов или отдельными их сторонами наблюдение ведут непосредственно сами работники бухгалтерии. Так, работники учета определяют суммы амортизации многократно используемых объектов и их остаточную стоимость, калькулируют и списывают себестоимость продукции, работ и услуг, рассчитывают прибыль, создают резервы и капиталы, определяют задолженность по налогам и неналоговым платежам и т.п. Однако объемы и характер этих операций строго определены действующим законодательством, уставом организации, другими нормативными документами и распоряжениями органов управления.
Следовательно, находясь в бухгалтерии, работники учета наблюдают за объектами учета и всеми изменениями только посредством документов: поступил документ - произошло изменение, нет документов - объекты находятся в неизменном состоянии.
Для ведения наблюдения все имущество организации, включая денежные средства в кассе, закрепляется или передается на ответственное хранение и целевое использование конкретным должностным (материально ответственным) лицам, которые не только отвечают за сохранность имущества, но и обязаны каждый случай поступления, отпуска, выбытия или его использонания, т.е. каждую хозяйственную операцию, оформлять или подтверждать соответствующим первичным документом. В первичном документе приводится не только результат наблюдения, но и количественного измерения совершившейся хозяйственной операции. Результат измерения чаще всего представляется количественным показателем в натуральных или трудовых измерителях. Окончательное стоимостное измерение операции, как правило, осуществляется уже в бухгалтерии организации.
Наблюдение за фактом совершения хозяйственной опери ции, количественное измерение изменений в составе средств или источников и последующее составление документа в совокупности представляет собой относительно самостоятельный вид оперативно-технического учета - первичный учет. Использование этих документов в бухгалтерии организации для ведения бухгалтерского учета - это «вторичный», стоимостной учет. Первичный учет осуществляется под непосредственным методологическим руководством бухгалтерии, первичные документы являются исходной базой, неотъемлемой составной частью бухгалтерского учета и должны отвечать всем его требованиям точности, достоверности, своевременности и др.
Текущее наблюдение за объектами учета и их изменениями с помощью документации не всегда дает полную гарантию и уверенность в точности бухгалтерского учета, поэтому для периодического контроля за точностью текущего учета в организации используют инвентаризацию. Инвентаризация - это проверка наличия объектов учета в натуре группой лиц (комиссией), включая работника бухгалтерии. Эти лица непосредственно наблюдают объекты, количественно измеряют их и отражают эти результаты в специальном документе. Название данного способа - инвентаризация - произошло от более древнего названия - инвентарь, что означало список ценностей. В настоящее время документ называется инвентаризационной описью, а инвентарем - отдельные виды (объекты) имущества организации.
Ведение повседневного наблюдения за ходом хозяйственных операций должностными (материально ответственными) лица ми, оформление первичной документации требует определенной организации их рабочих мест. Они должны быть оборудованы соответствующими весоизмерительными приборами, местом для составления и ведения документации, ее хранения, бланками документов, вычислительной и другой оргтехникой, инструктивными и методическими материалами. С отдельными работниками (кладовщики, кассиры) заключаются договоры о полной материальной ответственности за принятые на хранение ценности, а в должностных обязанностях указывается на необходимость принимать и отпускать материальные ценности только на основе документов.
В отдельных случаях при большом количестве материальных ценностей и совершаемых с ними хозяйственных операций непосредственную работу с документами и весь первичный учет на рабочих местах могут вести учетчики (счетоводы, операторы).
Прием на работу и увольнение материально ответственных лиц должны осуществляться с согласия главного бухгалтера. Запрещается принимать на эти должности лиц, ранее судимых на корыстные преступления, для которых решениями судебных органов запрещено занимать должности, связанные с материальной ответственностью. Все это в совокупности обеспечивает более полное доверие к должностным лицам, которым поручено вести наблюдение и первичный учет от имени бухгалтера (бухгалтерии).